事例紹介資生堂－セラーテムテクノロジー

資生堂

資生堂ブランドを支える情報共有システム
紙文書を半減し、環境配慮へ一歩前進: 日本を代表する化粧品メーカー、資生堂は全国に生産工場を構えています。今後の課題は、各工場間での情報共有と活用。生産拠点の変更など、市場の変化に柔軟に対応するためにも、各拠点ごとの情報管理から、全社での共有へと前進する必要性を感じていました。今回、部門・拠点を越えた電子ファイリングシステムを導入。その経緯をご紹介します。

電子ファイリングシステム導入によって得られたメリット

資生堂は、画像圧縮技術DjVuに対応した株式会社PFUの電子ファイリングシステム「楽2ライブラリ」を導入し、以下のメリットが生まれました。

当社ソリューションによる、資生堂のメリット

従来は、各拠点でバラバラに情報が管理されており、必要な情報がすぐに探し出せないケースもあったが、導入後は拠点・部門を越えた情報共有が進み、担当者が変わってもスムーズに対応できるようになった。
全社をあげた環境配慮への取り組みの中、依然として社内では大量の紙文書が使われていた。約4,000万枚に上る紙文書の半減を目標として掲げていたが、楽2ライブラリ導入後の3ヶ月で数百万枚の生産関連文書を削減。これにより紙文書の保存・管理コストも大幅に低減した。

画面サンプル

画面イメージ

背景～資生堂の課題と当社の提案～

資生堂の課題

資生堂は、拠点や部門を越えて情報共有できるシステムを検討しており、業務の効率化及び、紙文書の削減を目指していました。しかし、導入にあたっては、いくつかの課題がありました。

【課題1】誰もがすぐに使えるシステムにしたい
システムの操作の習得に大変な手間と時間を要するようでは、情報共有・活用という本来の目的が達成されない。誰もがすぐに使えるシステムを導入したい。
【課題2】社内には大容量イメージデータが多く、システムへの負荷が大きい
社内文書は、業種柄、商品画像やパッケージ画像などの大容量イメージデータを頻繁に取り扱う。それがデータ保存やネットワークでのやりとりを行う際の負担になっていた。大容量イメージデータもスムーズに確認・共有できるシステムにしたい。

当社の提案

本件に関しては、PFU社「楽2ライブラリ」の導入検討が進んでいましたが、資生堂の方から当社の画像圧縮技術DjVuを活用したファイリングシステムにしたい、と要望がありました。最終的に「楽2ライブラリ」のDjVu対応版をPFU社が開発し、当社はPFU社へ技術提要を行いました。

【提案】画像圧縮技術DjVuで、システムへの負荷も最小限に
画像圧縮技術DjVu は、1/100～1/1000にまでファイルサイズを圧縮することが可能であるため、商品画像やパッケージ画像などの大容量イメージデータも蓄積することができ、自在に活用することができました。

技術的優位点

DjVuの技術と直感的なインターフェースで、“誰もが使える”情報共有システムへ: 楽2ライブラリは、実際のファイルキャビネットとバインダーを模したインターフェースで操作が判りやすく、即、採用が決定しました。これに、当社の画像圧縮技術「DjVu」が加わり、商品画像などの大容量データにも対応できる情報共有システムになりました。現在、データの閲覧だけを行うユーザーも含めると、システムを利用するユーザー数は約1000名。主要取引先300社にも展開し、イメージデータを使った企業間での情報共有を行ってます。 DjVuの技術と分かりやすいインターフェースで、当初の狙いだった「誰もが使える」情報共有システム」が実現しました。

今後の展開

ご担当者様より: 現在では、生産工程で使用する検査記録、設備関連データなど、様々な業務情報を蓄積しています。
また電子データだけでなく、議事録や提案書、技術文書など紙ベースの情報もスキャナで取り込んで一緒に管理しています。このシステム導入により、もう一つの目的であった環境問題への対応として、紙文書の半減も実現することができました。
すぐれたインフラが構築できたので、今後はさらに適用範囲を広げていきたいです。
今後、社内の色々な部門のユーザーが利用することで、業務のあり方も大きく変わっていくと思います。