事例紹介京丹後市－セラーテムテクノロジー

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京丹後市

6つの旧町庁舎を結ぶ財務会計決済システム
DjVuの技術が、新しく誕生した京丹後市を支える: 2004年に市町村合併した京丹後市。市内には合併前の6箇所の旧町庁舎があります。広範囲のため庁舎の合併は難しく、業務効率化・コスト削減のための解決策として、「財務会計決裁システム」の導入を決めました。その経緯をご紹介いたします。

財務会計決済システム導入によって得られたメリット

画像圧縮技術DjVuを活用した財務会計決済システムを導入した結果、以下のメリットが実現しました。

当社ソリューションによる、京丹後市のメリット

6箇所の旧町庁舎で発行される年間20万枚におよぶ見積書や請求書などの紙の書類がすべて電子的に運用され、当業務に関する効率化がなされた。
紙の電子化で懸念されていたネットワーク負荷の問題点が、画像圧縮技術DjVuの技術により、通信インフラ増強などの新たな投資をすることなく解決できた。
年間20万ページ以上、5TB(テラバイト)相当あった会計書類を20GB(ギガバイト)まで削減することができた。そのためデータを保存するために必要なストレージサイズやその保守の費用が削減できた。

画面サンプル

画面イメージ

背景～京丹後市の課題と当社の提案～

京丹後市の課題

2004年4月に市町村合併で誕生した京丹後市は、合併前の6箇所の旧町庁舎があり、東京23区と同程度な面積がある広範囲な行政サービスに対応するため、6箇所をつなぎ、業務効率化・コスト削減を図れる財務会計決裁のシステムを検討していました。しかし、導入にあたっては、いくつかの課題がありました。

【課題1】ネットワーク負荷への不安
同システムにつながる端末数は約600台あり、年間20万枚におよぶ紙の書類を電子化し、分散された庁舎間でデータをやり取りする場合、ネットワークの負荷が心配。
【課題2】導入・運用コストは最小限に
年間20万枚におよぶ紙の電子化は、保存期間も含めると、そのストレージサイズのコストやメンテナンスに関わるコストが必要となる。このシステムのためだけに現在の専用線ネットワークの大域幅を上げることはできない。システムや運用に関わるコストは、最小限にしたい。

当社の提案

本件に関しては、株式会社つうけんアドバンスシステムが自社ソリューションである自治体向け財務会計ソリューションNew TRY-XにDjVuの変換ソフトウェアを組み込んで提供。当社からはDjVuに関する技術提要をつうけんアドバンスに対して行いました。

【提案1】画像圧縮技術DjVuで、ネットワーク負荷を最小限に
圧縮技術DjVuの導入により1/100～1/1000サイズまでデータ圧縮でき、ネットワークトラフィック軽減とコスト削減も実現できました。
【提案2】早い表示スピードで、使う人の“仕事の手を止めない″システムが実現
DjVuは単にデータサイズが軽いということだけではなく、画像の表示までの時間がJPEGやPDFなどに比べ非常に早いので操作上の待ち時間を削減して効率のよい運用が可能になりました。
【提案3】書類改ざんができない、安全な財務会計決裁のシステム
決裁に必要な書類は改ざんされてはなりませんが、通常のPCに搭載されているソフトウェアではDjVuファイルに加工をすることができないので、通常のファイル形式より安全に運用できるようになりました。

技術的優位点

DjVuの技術が実現する大幅コスト削減と業務効率化: カラースキャニングドキュメントの圧縮に優れたDjVuの導入により、TIFF保存と比べ最大1/100～1/1000サイズまでデータ圧縮でき、ネットワークトラフィック軽減とコスト削減効果が得られます。「財務会計電子決裁システム」導入では、年間20万ページ以上、 5TB(テラバイト)相当あった会計書類をDjVuによる電子化で20GB(ギガバイト)まで削減し、ハードウエアの大幅なコスト削減に成功しました。