文書管理ソリューション
- 業務効率
- 利便性
- 文書管理
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様々なソフトウェアやシステムの登場により、企業の成長に必要な社内に分散されている企業のノウハウや知識を集約・管理・共有することが出来るようになりました。
しかしながら、現在集約・管理・共有出来ている情報はほとんどがデジタルデータに限られます。
当社では、紙を中心とするアナログ情報の集約・管理･共有で障害となるデータサイズ、検索する為のキーワード付けの解決策とともに紙文書の管理ソリューションを提供致します。
- 利用メリット
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- 大きな追加投資をすることもなく、既存のインフラ(複合機など)を利用することにより、紙の管理が可能となる。
- OCRの全文検索を用いるので、キーワード付けが必要無い(コスト/時間尾セーブ)。
- 既存のワークフローを大きく変えることなく、文書管理の導入が可能。
- こういうお悩みをお持ちの方にオススメです
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- 社内で紙の文書がたくさんあるが整理出来ていない、必要な情報が共有出来ていない。
- コンプライアンス、J-SOXの観点から紙の書類でも短時間で探し出して参照する必要のあるものがある。
- 特長
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- スキャニングデータの高圧縮
- 紙でしか扱っていない情報をデジタルで管理するにはスキャニングするしか方法がありません。
しかし、文書のスキャニングにはカラーA4-1ページで非圧縮で30Mb、JPEGやPDFの圧縮で300Kb～3Mbと程度になり、大きなストレージコスト負担になり、かつ共有する為にはネットワークにも負荷をかけます。
当社のDocument Expressを利用すればカラーA4-1ページを50～100Kb程度に圧縮出来ます。 - OCRを利用した検索
- 紙の文書管理を実現するための障害にキーワードの付与がありますが、膨大な文書にキーワードを設定することは非常にコストがかかり、かつ運用を続けるためには、通常業務の中でキーワード付与を行う必要があるため、通常業務の妨げになる場合があります。
Document Expressの利用により、カラー文書のOCR適合率が飛躍的に向上するため、キーワード付与を行わない運用が現実化でき、運用コストの大幅な削減が可能です。
もちろん必要な場合は後からキーワード付与が可能です。
DjVu Viewerでの文字検索はもちろん無償のi-Filter Plug InによりWindows標準のファイル検索からも文章内テキストの検索が可能です。
DjVuとPDFの画像検索結果の比較（左Djvu、右PDF）
- 既存の設備をそのまま利用
- DjVu Serverパッケージのフォルダ監視機能を使うことにより、既存のスキャナや複合機からのファイル出力先の監視を行う設定のみを行えば、スキャニングされたデータの自動データ変換・OCRを行います。
取り込まれたデータの検索インターフェースを利用し検索を行うことで、目的のドキュメントを見つけることができます。
スキャンデータの書き出しフォルダ毎に自動キーワード付与を行うなどのカスタマイズにより、さらに運用負荷を下げることも可能です。 - 直感的なインターフェース
- 楽々ライブラリは現実の世界で文書を保管している方法と同様に、見た目が書庫とバインダで構成されるため、直感的でPC初心者でも簡単に操作可能です。
そのため全社員が文書の共有化のメリットを享受出来ます。